事務作業をする人にこそ、VBAをオススメしたい具体的な事例を紹介

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みなさんは、仕事でエクセルを使う機会が多いですか?
事務作業をされている方は特に使用する機会が頻繁かもしれませんね。

簡単な計算を行いたいとき、
関数や数式を入力することがよくあります。

A1というセルとB2というセルと足して、計算した結果を表示させたい、
という場合、あるセルに

= A1 + B2

この計算式を入力すると、合計された結果が出てきます。

また、ある範囲のデータの平均値を求めたいとき、

= AVERAGE (A1:A5)

この計算式を入力すると、平均値が求められます。

こういった単純な計算であれば、関数や数式を使うことは大変便利です。

けれども、もう少し複雑な処理をしたい場合、
VBAというプログラム機能を使うことで、簡単に実現可能になります。

今回は、エクセルの数式や関数を使えるけれど、
VBAはまったくわからないという方に、
VBAとは何なのか、VBAで何ができるのかをお話ししたいと思います。

これを読むことで、
VBAってなんだか便利そう!VBAを学ぶ学習意欲が出てきた!
と気持ちが沸き上がってきます。

事務作業をする方には大変おススメの機能ですので、
ぜひ続きをご覧になっていってください。

VBAとは何か

Visual Basic for Applications(ビジュアルベーシック・フォー・アプリケーションズ、VBA)は、マイクロソフト製のMicrosoft Officeシリーズに搭載されているプログラミング言語である。
Microsoft OfficeシリーズにはVBAのコード作成・編集ソフトが最初から付属しているため、使用を始めるにあたり、Office以外の特別なソフトの用意やセッティングを要しない。文献やネット情報も多く、最低限の学習で誰でも手軽にプログラミングが始められる。実行も容易で、C言語などではソースコードを書き上げてからコンピュータに実行させる前に機械語に変換して実行プログラム形式として出力するためのコンパイルおよびリンク(ビルド)作業が必要だが、VBAはこの手順が自動で、書いたコードを1アクションで直接コンピュータに実行させることができる。手軽に利用できる一方で元々が汎用言語であり、汎用プログラム言語に共通の機能は一通り備え、高度な機能まで修得しようとすると相応の学習が必要である。
Wikiより引用

ん?なんのこと?難しすぎてよくわからない?

つまり、エクセルに標準搭載されているVBAというプログラミング言語
を使って、今までキーボードを使ってデータ入力していた処理を、
プログラムというお願い分を書いて、パソコンに処理してもらうということです。

VBAで何ができるのか

では、実際に何ができるのか。

たとえば、あなたが会社で毎月エクセルの勤務表を提出しているとしましょう。

日付を今月に打ち替えて、土曜日と日曜日は色を塗りなおして、自分の残業時間、有休をとった日を入れて…

①月を入力
②日付を入力(たとえば、2月は28日までだから注意しないと)
③2月1日は何曜日だったっけ
④ああ、休日セルの色は1月のままだから、2月の土日の色に塗りなおさないと!
⑤勤務時間を入れなきゃ
⑥残業時間も忘れないように
⑦あ、年休も入れなきゃね!

となんてやっていたら、あっと言う間に1時間。

これを毎月やっていたら、
1時間 ✖️ 12ヶ月 = 12時間やったとしたら、
年間12時間も時間を費やしていることになります。

わお、1日の出社時間より長い時間です。

もし、この作業を

②日付の分を自分でコピーペーストせずに
③曜日も自動で入れてくれて
④休日を色塗りまで自動で振り分け
⑤基本的な勤務時間は自動で入力 たとえば、基本は7.5時間にしておく

ワンクリック0.1秒で出来るとしたら、とても魅力的だと思いませんか?

これをVBAで実現出来るのです。
VBAというお願いプログラム屋さんにお願いして(プログラミング言語を書く)
ボタンを押せば、作れます。

こうすれば、作業の効率化が進み
自分がやるべき、自分でないとできない仕事に集中することができます。

また、エクセルVBAを使える人はまだまだ少ないので(IT会社なら別ですが)
使いこなせるようになると、職場内で重宝されます。

日々の業務で、こうすれば無駄を省けるのにと思うことがあれば、
ぜひVBAを作って、簡単なツールを作ってみてください。

それを上司にうまくプレゼンすれば、評価もアップすること間違いなしです。

まとめ

VBAを使いこなすことができれば

・作業の効率化
・重要な仕事に集中できる
・職場内で重宝
・評価もアップ

というメリットを獲得することができます。

これを見て、興味が出てきたあなたは早速初めてみてください。
少しずつ、やってみることで効果が実感できるはずです。

次回は実際の勤務表をVBAで自動化する作業手順をお伝えしたいと思います。

こうご期待。

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ABOUTこの記事をかいた人

30代・1児のワーキングママ。 同年代の主人、もうすぐ2歳になる息子の3人暮らし。 お金・時間・仕事から自由になって、家族でしあわせなライフスタイルを送る!と決めて、たまひろライフを運営しています。 相当の人見知り。趣味は読書とパソコン。