事務員の繰り返し作業にオススメのミニマリスト的仕事術

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みささんは普段どのようなお仕事をしていますか?

私は会社で事務員をしています。
繰り返しの作業が多く、パソコンを使うことが大半。

繰り返し作業をやっていると、時々眠くなりますね。
同じ作業ばかりで、集中力が欠けてしまったり。
電話応対で、作業を中断すると、どこまでやっていたか分からなくなることも。

なんとかならないか。

日々の試行錯誤する中で、効率化していったところ、ミニマリスト的な仕事術に行き着きました。

これを実践してから、作業時間が最大で今までの10分の1に短縮!
仕事のミスも少なくなり、正確性もアップ。
周りからの信頼も増え、任される仕事の量もアップ。

今回は、そんなミニマリスト的な仕事術をご紹介します。

繰り返し処理はマクロを作成

みなさんの仕事でも使うことが多いエクセル。

このエクセルの中に、VBAというプログラムツールがあるのはご存知でしょうか。

この機能を駆使すると、コピー貼り付けなど、今まで繰り返しやっていた作業時間が何十分の1に短縮できます。
具体的な例をあげます。
ある集計のエクセルデータを別ファイルのエクセルデータに貼り付けると言う作業があった場合。

VBAを使って、処理を自動化することによって、今まで1時間かかっていた作業を5分で終わらせることができるのです。

作業時間が1時間から5分。

今までの30分の1ですね。

これはおおげさな話ではありません。

実際にある話なのです。

私はよく家族の仕事が楽になるように、プログラムを組んであげます。
すると、今まで半日がかりの作業が10分で終わったと喜んでいました。

これも、半日4時間が10分になると、

10 / 480 で48分の1ですね。

デスクトップ画面は常にすっきり美しく

デスクトップが何もないと、思考がシンプルにクリアになります。

部屋を掃除すると、気分がリフレッシュされるのと同じですね。

実際に、私のデスクトップ周りのアイコンは2つか3つしかありません。
作業でやむを得ずデスクトップに広げることはありますが、終わったらすぐにファイルを削除または、格納します。

普段使わない入ると面は、デスクトップからなくしましょう。
デスクトップ上からファイルを探す時間をなくすことで、その時間を仕事にまわせます。

デスク周りも断捨離

自分の机の周りもスッキリきれいにしておきましょう。

先ほどのデスクトップ周りのことと通じます。

ものを探す時間を極力減らし、作業までの時間を短縮することが目的です。

どんなファイルにも必ず作業日を書き込む

人間は忘れやすいものです。
できるだけ、自分が仕事上で行った作業日を書いておきましょう。

パソコン作業ならば、データに作業時間が明記されていますが、例えば紙の書類の場合は、自分が書き込むこと。

誰が見てもいつ作業したのかわかるようになります。

特に、再問い合わせが必要なものに関しては、誰が担当したものなのか、いつ対応したものなのかわかれば、顧客からの問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。

まとめ

どの項目も共通しているのが、重複処理は機械に任せること、
使わないものはすぐに手放して、いつでもすっきりシンプルにいる、ということです。

少しでも参考になることがあれば、すぐにでも実行してみてください。
あなたの仕事の効率化にお役に立てますように。

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ABOUTこの記事をかいた人

30代・1児のワーキングママ。 同年代の主人、もうすぐ2歳になる息子の3人暮らし。 お金・時間・仕事から自由になって、家族でしあわせなライフスタイルを送る!と決めて、たまひろライフを運営しています。 相当の人見知り。趣味は読書とパソコン。